Waarom uw team maar praat en praat

Slechte communicatie blokkeert besluitvorming

In mijn trainingen stel ik vaak de vraag: “Mag je iemand doodschieten?”
Vrijwel iedereen antwoordt direct: nee, natuurlijk niet.

Maar zodra ik de context toevoeg – het is 1940 tot 1945, er is oorlog, jij bent soldaat in een groen uniform en de ander in een grijs uniform – verandert het antwoord: ja, in dat geval mag het wel.

Dit voorbeeld laat zien dat we pas kunnen oordelen als alle uitgangspunten duidelijk zijn: doel, context (het kader), rol, moment en verantwoordelijkheid. Zonder die kaders vult ons brein de lege plekken zelf in met aannames en overtuigingen. Precies dat gebeurt dagelijks in onze communicatie.

Wat er misgaat in communicatie

In organisaties praten we vaak te snel inhoudelijk. De uitgangspunten zijn niet helder:

• Doel: waar willen we uitkomen

• Context of kader: binnen welke voorwaarden maken we keuzes

• Proces: welke acties zijn nodig om het doel te bereiken

Als deze basis ontbreekt, schieten mensen direct de details in: Hoe doen we dit? Waarom werkt dat niet? Welke middelen zetten we in? Het gevolg: eindeloze discussies zonder besluiten.

Hoe dit in de praktijk gaat

Waarschijnlijk herkent u dit uit uw eigen organisatie. In vergaderingen gebeurt vaak het volgende:

• Iedereen praat vanuit een interne dialoog: “Wat vind ik hiervan? Hoe verdedig ik mijn standpunt?”

• Proces en inhoud lopen door elkaar: de route is onduidelijk, maar de details krijgen eindeloos aandacht.

• De context verschuift ongemerkt: het gesprek start bij een strategisch doel en eindigt bij operationele details of budgetdiscussies.

• Gesprekken springen in de tijd: terug naar het verleden (“Vorige keer ging dit ook mis”) of vooruit naar een onduidelijke toekomst (“Straks wordt het toch anders”), in plaats van te focussen op het nu.

• Gesprekken zitten vol met aannames, veronderstellingen en overtuigingen.

Net als in het oorlogvoorbeeld geldt: als doel, context en proces ontbreken, praat iedereen op een ander niveau.

Communicatie is strategisch

De moraal is duidelijk: slechte communicatie komt niet door onwil, maar door onduidelijkheid. Zolang doel, context en proces niet helder zijn, praat u langs elkaar heen.

Communicatie is daarmee geen zachte vaardigheid, maar een strategische vaardigheid. Leiders die dit erkennen, ervaren direct verschil:

• Vergaderingen worden korter en effectiever

• Besluiten worden sneller genomen

• Teams werken met meer energie en verbinding

• Klanttevredenheid stijgt merkbaar

Hoe dit te doorbreken

De sleutel zit in een paar bewuste stappen:

1. Maak altijd eerst het doel expliciet

2. Bepaal de context: binnen welke voorwaarden werken we

3. Zet het proces neer: de route en de verwachtingen

4. Ga pas de inhoud en details in als er commitment is op de processtappen

5. Bewaak de uitgangspunten en blijf in het nu – niet terug naar gisteren, niet vooruit naar een onduidelijke straks

Bij MoreProfit help ik leiders en teams dit concreet toe te passen. De resultaten zijn duidelijk: minder tijdverlies, snellere besluitvorming en meer onderlinge verbinding.

---

FAQ – veelgestelde vragen over communicatie in organisaties

1. Waarom duren vergaderingen vaak zo lang?
Omdat teams direct in de inhoud duiken zonder eerst het doel, de context en het proces helder te maken. Hierdoor blijven besluiten uit en ontstaan eindeloze discussies.

2. Wat is het verschil tussen proces en inhoud in communicatie?
Het proces gaat over de route en de afspraken: wat is het doel, welke stappen zetten we en wie doet wat. De inhoud gaat over de details. Effectieve communicatie vraagt dat proces eerst duidelijk is, voordat de inhoud besproken wordt.

3. Waarom is context zo belangrijk in communicatie?
Zonder context interpreteert iedereen vanuit zijn eigen aannames. Dit leidt tot misverstanden. Context is het kader dat duidelijk maakt waarom en waarbinnen een gesprek plaatsvindt.

4. Hoe voorkom ik dat gesprekken afdwalen?
Begin altijd met de uitgangspunten: doel, context en proces. Bewaak dat gesprekken in het nu blijven en niet onnodig teruggaan naar het verleden of vooruitlopen op een onzekere toekomst.

5. Is communicatie echt een strategische vaardigheid?
Ja. Goede communicatie bepaalt de snelheid van besluitvorming, de effectiviteit van vergaderingen en de verbinding binnen teams. Voor leiders is dit een strategische succesfactor.

---

Call to action

Wilt u ontdekken hoe betere communicatie uw vergaderingen korter en effectiever maakt? Klik dan op de link voor een terugbelverzoek: Bel me terug of bel direct met +31(0)36 5226463.